2022-t írunk, amikor a digitalizált ingatlannyilvántartás már régóta nem tudományos-fantasztikus jövőkép, hanem napjaink vállalatainak praktikus, és sokszor elengedhetetlen rendszere.
Ebben a cikkben megvizsgáljuk, hogy pontosan mely cégek, cégtípusok azok, amelyeknek egy ilyen megoldás ajánlott, és amelyek nem csak hatékonyan profitálnak a rendszer használatából, de nélküle el sem tudják képzelni a mindennapi működésüket.
Hogyan működik egy digitalizált ingatlannyilvántartó rendszer?
Először is vizsgáljuk meg, pontosan mit is takar a digitalizált ingatlannyilvántartás kifejezés. Nem kell túl messzire mennünk, hiszen ahogy az elnevezés is mutatja, arról van szó, hogy a vállalat tulajdonában lévő ingatlanok egy digitális rendszerbe kerülnek, ahol a világos áttekinthetőség csak egy alapfunkció, számos egyéb kulcsfontosságú szolgáltatás mellett. Ilyen például a facility management napi szintű támogatása, amely szintén ezeken a digitalizált ingatlanállományokon alapul.
A formátum, amelyre a rendszer támaszkodik az úgynevezett BIM-modell (a Building Information Modeling angol kifejezés rövidítése). Lényege, hogy az épületekről három dimenziós leképezés történik, és az így kirajzolodó épületformához számos fontos információt társítunk (épületelemenként, eszközönként), legyenek azok épületgépészeti adatok, bérlők adatai, és így tovább. Úgy is fogalmazhatnánk, hogy egy 3D-ben bejárható épületmodell készül, hasznos metaadatokkal felvértezve.
A digitalizált ingatlannyilvántartás tehát jóval több, mint az ingatlanadatok digitális tárolása – inkább afféle belépőkártya az okos vagyongazdálkodás világába, hiszen egy ilyen megoldás a gazdálkodást, döntéstámogatást, és a munkaszervezést is rendkívül hatékonyan szolgálja. Nézzük meg, mely cégeknél domborodik ki ennek az előnye leginkább.
2 fő cégtípus, amelynek ajánlott
“Vajon a cégemnek szüksége lehet digitalizált ingatlannyilvántartásra?” – gondolhatja magában az olvasó, az alábbiakban pedig segítünk megválaszolni a kérdést.
Természetesen nem mindegyik cégnek ajánlott egy ilyen rendszer: a megoldásnak költsége van, és szükséges üzemeltetni, illetve az adatokat naprakészen tartani. Használata függ a cég ingatlantulajdonának méretétől, mennyiségétől, terület szétszórtságától, jellegétől is. Mégis a cégek túlnyomó részének ez nem csak megtérülő befektetés, hanem komoly hatékonyságjavító is.
Általánosságban elmondható, hogy két fő cégfajtának ajánlott a digitalizált ingatlannyilvántartás – az elméletet pedig igazolja, hogy ügyfeleink között is általában ez a két fő cégtípus jelenik meg: ahol a működésből adódóan jelentősebb az ingatlanállomány, vagy ahol ingatlanokkal kapcsolatos tevékenység történik. Nézzük meg ezt a két esetet részletesebben is:
Elég nagy ingatlanállomány
Az első csoportot azon cégek alkotják, amelyeknek már annyi ingatlanállományuk van, hogy annak nyilvántartása, az üzemeltetés koordinációja, az adatok naprakészen tartása problémát jelentsen. Felmerülhet ugyanis számos kérdés, amelyre digitalizált rendszer nélkül meglehetősen nehéz válaszolni, pedig sokszor kritikus fontosságú is lehet az időben elérhető információ. Hogy csak egy példát említsünk: az egyik telephelyen tönkrement a klímarendszer, és azonnali javításra volt szükség. Ilyenkor számos kérdés felmerül, és a megoldást csak konkrét válaszok ismeretében lehet szervezni – például: Garanciális az eszköz? Mikor volt utoljára javítva? Hányszor hibásodott már meg? Melyik gazdaságosabb: újra javítani, vagy cserélni? Milyen más rendszereket érint a probléma? – és így tovább.
De mit is jelent az “elég nagy” ingatlanállomány? Pontos számot megállapítani nem lehet, inkább csak becsülhető, hogy általában már néhány száz négyzetméter működési területtől értelme lehet digitalizálni az ingatlannyilvántartást. Ez a skála meglehetősen széles: a pár telephelyet használó kisvállalattól a több száz lokációt elfoglaló multinacionális cégekig húzódik.
A cégek, amelyek ebbe a kategóriába esnek, legtöbbször nagyvállalatok, illetve KKV-k, melyeknek működésükből adódóan több ingatlanállományuk van – beleértve magánvállalatokat és közintézményeket is – néhány példa legjelentősebb ügyfeleink közül: MVM, CIB Bank, KEF, stb., Tulajdonosként az ingatlanvagyonnal való hatékony gazdálkodás eredménye komolyan befolyásolja a szervezeti eredményt.
Ingatlan, mint főtevékenység
A másik csoportba olyan cégek tartoznak, melyeknek főtevékenysége alapszik az ingatlanokon. Például beruházó cégek, építő cégek, ingatlanmenedzsmenttel vagy irodaház üzemeltetéssel foglalkozó társaságok: esetükben a napi munkáik szervezésénél alapvető igény, hogy tevékenységük digitálisan nyomon követhető legyen.
A BIM-modellen alapuló rendszer ráadásul nem csak a meglévő épületeket kezeli, hanem egy ingatlan teljes életciklusában hozzáadott értéket jelent: az épületek tervezésétől kezdve az üzemeltetésen át, egészen a lebontásáig fontos szerepe van – így a kivitelezéssel, építészeti beruházásokkal foglalkozó vállalatok különböző szakágai számára folyamatos támogatást biztosít.
Definiáljuk a “profitálást”
Azt már láttuk, hogy általában mely cégek profitálhatnak a digitalizált ingatlannyilvántartásból: de pontosan mit is jelent a profitálás, milyen előnyöket nyújt a rendszer használata?
Ehhez nemcsak a digitalizált ingatlannyilvántartást, hanem az erre épülő, és ezzel szorosan összefüggő komplex facility management támogató rendszereket is érdemes megvizsgálni. Egy ilyen platform nem csupán előnyöket nyújt, hanem képes átalakítani a cégműködés akár jelentős részét is – legfőbb értékajánlata a következő:
- Teljes átláthatóság: Minden információ egy helyen, felhasználóbarát módon rendelkezésre áll, így a szervezeti egységek központi, naprakész erőforrásként számíthatnak a rendszerre, legyen szó az épületgépészeti adatokról, vagy épp a tulajdonviszonyokról, bérlőkről.
- Strukturált adatok: A rendszerben megvalósítható folyamattámogatások és az igény szerinti nyilvántartások adatai jellemzően épületenkénti bontásban szerepelnek.
- Egyszerűbb erőforrásgazdálkodás: A karbantartási munkák tervezhetősége, a havária jellegű meghibásodások elhárításának szervezése merőben átalakul, hiszen a rendszer látja, mikor minek jön el az ideje, vagy hogy a bejelentett hibák hatására milyen válaszlépések történtek, és az is nyomonkövethető, épp milyen tevékenységek zajlanak. A munkaszervezés nagymértékben leegyszerűsödik.
- Megtérülő gazdálkodás: Teljes képet lát ingatlanvagyonáról, az épületek állapotáról, bevételi és költség adatokról, így tervezni is okosabban tud, és a működés költséghatékonysága is szintet lép – amely a teljes szervezet hasznára válik.
A téma részletesebb bemutatásához ajánljuk korábbi cikkünket: Ezt nyújtja a digitalizált vagyongazdálkodás
Pár szót az Ön cégéről is
Ha a fenti tevékenységek, cégtípusok az Ön vállalatára is illenek, akkor biztosan van értelme részletesebben is megvizsgálnia a digitalizált ingatlannyilvántartás lehetőségeit. Ha még csak ismerkedik a témával, és szeretné áttekinteni, hogyan működhetne egy ilyen rendszer az Ön szervezetében, akkor a legjobb választás az ingyenes konzultációnkon való részvétel – itt kötelezettség nélkül egyeztethet szakértőnkkel, aki megválaszolja a kérdéseit és bővebb, személyre szabott információval segít megismerkedni a lehetőségekkel.
