Arról már többször szót ejtettünk, hogy létesítménygazdálkodási platformunk az eszközmenedzsment kihívásait is egyszerűen megoldja, de a részletekről még nem publikáltunk – egészen mostanáig. Ebben a cikkben áttekintjük az eszközmenedzsment lényegét, jellemző problémáit, és azt, hogyan segíthet ezen egy okos FM támogató rendszer.
Mi az az eszközmenedzsment?
Az eszközmenedzsment, angolul az asset management megfelelője, a vállalati gépezet egyik kulcsfontosságú fogaskereke: ahogy a neve is mutatja, a vállalati eszközök kezelését fedi le a kifejezés. A fogalom azonban sokrétű, hiszen az eszköz kifejezés alatt számos dolgot érthetünk: a vállalat fizikai eszközeit (például épületek, számítógépek, bútorok), továbbá az úgynevezett immateriális eszközeit (pénzügyi eszközök, humántőke, szellemi tulajdon, és így tovább).
Bővebb magyarázat nélkül is látható, hogy egy cég növekedésével egyre bonyolultabb áttekinteni ezeket az információkat, nem beszélve az adatok elérhetőségéről és naprakészségéről.
Nem véletlen tehát, hogy egy külön iparág szerveződött az eszközmenedzsment köré, amely a vállalati működést hatékonyan segíti. Még külön ISO szabvány is létezik a témában: a 2014-ben megjelent ISO 55000 Nemzetközi Szabvány az eszközmenedzsment rendszerek bevezetésével és működésével kapcsolatos követelményeket tartalmazza.
Az eszközmenedzsment rémálom is lehet
Mint sok más területnek, az eszközmenedzsmentnek is megfigyelhető az evolúciója. Az ősidőkben még a kockás füzet, majd az excel táblák tömkelege jelentették a “megoldást”. Ezek frissítése, az információk elérhetősége, vagy a keresgélésre fordított idő azonban mind olyan tényezők, melyek erőteljesen megkérdőjelezik a hatékonyságot. Legfőképp akkor, ha különböző nyilvántartások futnak párhuzamosan, akár részleges átfedéssel, külön szervezeti egységek használatában… szerencsére a 21. században ez már másképp zajlik (legalábbis a technológia megteremti annak a lehetőségét, hogy másképp történjen).
Jó hír: ma már az eszközmenedzsment is lehet digitális
Ahogy a weboldalunkon is írjuk: az excel-táblázatok kora lejárt. Ma már korszerű és digitális – sok esetben felhő alapú – megoldások léteznek: a facility management támogató platformunk is ebbe a kategóriába esik, bár fontos kiemelni, hogy az eszközmenedzsment csak egy része az egyébként átfogó ingatlanüzemeltetési- és vagyongazdálkodási platformunknak. Az alábbiakban megmutatjuk, hogyan segít egy ilyen rendszer az eszközmenedzsment igényeiben.
Funkciók a terület- és az eszközmenedzsment támogatására
A BIM-modelleken alapuló rendszer virtuális irányítópultot biztosít egy vállalat számos részlege számára. Az épületek bejárhatók, az eszközökhöz és a helyekhez adatok rögzíthetők, fájlok csatolhatók (épületgépészeti információktól a tulajdonviszonyokat leíró dokumentumokig) – ráadásul mindezekről kimutatások, statisztikák is lehívhatók, így egy csapásra áttekinthetővé válik az egyébként sokszor átláthatatlan ingatlanvagyon.
Nézzük meg részleteiben is – az egyes funkciók a szoftveres megoldásunk egyes moduljainak felelnek meg:
Területgazdálkodás
Pontos képet kapunk a teljes ingatlanállomány méretéről, elrendezéséről és a kapcsolódó ingóságokról – mindez akár összesítve a teljes épületre, vagy a helyiségek szerinti bontásban is elérhető.
Így például az adott helyen lévő gépészeti adottságok, bútorok, tárgyi információk és további kapcsolódó adatok – mint pl. kiadható területek, fogyasztási információk, munkaállomások száma – is elérhetővé válnak, segítve a tevékenység összehangolását a területi- és az eszközadottságokkal.
Mindez mérettől függetlenül megvalósítható, mivel a rendszer flexibilisen skálázható: az említett adatok kezelése akár országhatárokat átívelően is működik.
Bérlőkezelés, dokumentumkezelés
A fizikai adottságokon kívül a tulajdonviszonyok, bérleti megállapodások is mind rögzíthetők a rendszerben. A teljes bérleti szerződésállomány felvihető a szoftverbe minden adatukkal, érvényességükkel, díjakkal és egyéb szerződéses feltételeikkel.
Ugyanígy számos műszaki, és jogi dokumentáció helyet kap a rendszerben épületek, vagy akár helyiségek alá rendelve (legyen az egy helyszínrajz, tulajdoni lap, műszaki leírás, garancia levél, stb.), de akár fényképek mellékelésével is bővíthető a rendszer, segítve a jövőbeli információáramlást, vagy más szervezeti egységek számára a megérthetőséget egy adott kérdés kapcsán.
Eszközkezelés, ingatlanportfólió-menedzsment
Ez a modul képes egy rendszerbe helyezett ingatlanvagyont a közös adatbázisra támaszkodva megjeleníteni, kezelni és lekérdezni, kimutatásokat készíteni akár régiók, telephelyek, épületek, vagy azon belüli egységek szerinti bontásban. Így válik áttekinthetővé a több telephellyel és ingatlannal rendelkező cégek ingatlan-portfóliója, és az elemek az egységes sztenderdek alapján könnyedén összemérhetők.
E modul naprakészen tartása egyet jelent a beruházási és karbantartási események végeredményeként előálló adatváltozások rögzítésével: ez a kulcs ahhoz, hogy a legfrissebb épület- és eszközadatok a felhasználók rendelkezésére álljanak.
Ingatlanhasznosítás, költséghely-nyilvántartás
A modul átlátható felületet biztosít a tulajdonviszonyok leképezésére és nyilvántartására, valamint a bérbeadás / bérbevétel támogatására, továbbá a költséghelyek nyilvántartására, azok területfoglalásának kimutatására, vetítési alapokra, kontrolling adatokkal támogatva a számviteli területeket.
Ebből is látható, hogy egy ilyen korszerű FM- és eszközmenedzsment-támogató platform hogyan fűzi össze több részleg munkáját is, segítve mind a napi működést, mind a hosszú távú stratégiai tervezést is.
Eszközmenedzsment az Ön cégében
Bár nem látunk bele a cége működésébe, tapasztalataink alapján szinte biztos, hogy van még mit fejleszteni az eszközmenedzsment területén. Míg valahol ez átfogó digitalizációs projekt keretében valósul meg, máshol meglévő vállalatirányítási rendszerhez kapcsolódik az FM platform – így történt például az alábbi ügyfelünknél is:
“Egy meglévő, SAP-alapú vállalatirányítási rendszer mellé szükség volt egy komplex létesítmény-üzemeltetést támogató megoldásra: a bevezetést végző tanácsadó csapat szerteágazó ismerete és kiváló problémamegoldó képessége gördülékeny együttműködést tett lehetővé. Hatékony bevezetéssel hatékony megoldás született – élmény volt veletek dolgozni!”
– nyilatkozta Balla Zsolt, az Égáz-Dégáz Zrt. műszaki és informatikai igazgatója.
Az Ön cégében is hasonló a helyzet, vagy esetleg más kihívásokkal néz szembe? Ingyenes konzultációnkat éppen erre a célra kínáljuk Önnek – közösen átbeszélhetjük, hogy milyen problémákkal küzdenek, és azokat hogyan lehetne megoldani, azaz az általunk kínált platform miképp változtatná meg a vállalati működés mindennapjait. Csapatunk informatikusokból, építészekből, épületüzemeltetésben jártas szakemberekből tevődik össze, így garantáltan egy nyelvet fogunk beszélni.
