A nagyvállalatok (de a legtöbb KKV is) annyi ingatlantulajdonnal, telephellyel rendelkeznek, hogy azok mindennapi feladatait nyomonkövetni komoly kihívást jelent. Mára e feladatra azonban olyan célszoftverek, digitalizált megoldások léteznek, amelyek virtuális irányítópultként képesek tehermentesíteni a napi rutint – és megalapozni a cég jövőjét is biztosító vagyongazdálkodási döntéseket.
Mi az a digitalizált vagyongazdálkodás?
Egy kicsit időzzünk el a kifejezésben lévő szavakon. Kezdjük a vagyongazdálkodással: magánemberként aligha kerülünk kapcsolatba vele, hacsak nem rendelkezünk annyi ingatlantulajdonnal, hogy ne tudnánk menedzselni azokat.
Egy cég esetén viszont teljesen más a helyzet: több telephely, több iroda, esetleg bérbeadott ingatlan esetén a takarítás, karbantartás menedzsmentje, a felújítások és épületgépészeti információk egy helyen való kezelése, vagy épp a bérlők szerződéseinek nyilvántartása már jócskán a vagyongazdálkodás kategóriába esik. Nem véletlen, hogy az FM (facility management) kifejezés már egy több évtizede létező fogalom és nagyon sok összetett, ingatlanhoz kapcsolódó tevékenység menedzsmentjét jelenti. A kérdés az, hogy hogyan lehet mindezt összehangoltan, átláthatóan és minél egyszerűbben megvalósítani?
A válasz a másik kifejezésben rejlik, ami a “digitalizált”. Igen: napjainkban már dedikált rendszerek léteznek a fenti feladatok menedzsmentjére, professzionális 3D épületadatokon alapulva, szerves részként beépülve a szervezet különböző részlegeibe (menedzsment, pénzügy, jog, stb.).
A digitalizált jelleg nem csak annyit tesz, hogy áttértünk kockás füzetből excel-táblázatba. És nem is azt, hogy a táblázatos nyilvántartásokat próbáljuk beleerőszakolni az egyébként más funkciókat ellátó CRM-be. Ennél jóval többről van szó: egy minden kapcsolódó területet átfogó, digitális platformról, amely cége műszaki irányítópultjaként felügyeli az ingatlantulajdonok ügyeit: a karbantartástól a bérlőkig. Ilyen rendszerek tervezésével és kivitelezésével foglalkozunk több, mint két évtizede.
Digitalizált vagyongazdálkodás előtt és után
Az említett okos platform kapcsán nem túlzás azt állítani, hogy átformálja a céges élet mindennapjait: így a bevezetést követően már határozottan kirajzolódnak a digitalizált vagyongazdálkodás előtti és utáni időszak jellegzetességei – és gyakran az a konklúzió, hogy “hogyan tudtunk mi enélkül hatékonyak lenni?”.
Az őszinte válasz az, hogy nem volt hatékony a mindennapi működés – egészen a rendszer bevezetéséig. Az alábbiakban megnézzük azokat a fő előnyöket, amelyeket a digitalizált vagyongazdálkodás hoz el.
Meglepetések a pontos ingatlanfelméréskor
Ahhoz, hogy a rendszert paraméterezzük – azaz az adott cég működésére szabjuk, két-, vagy háromdimenziós épületadatokra van szükségünk. Így azokban a projektekben, ahol nem áll rendelkezésre szoftveres rajzi állomány, műszaki épületfelméréssel érdemes indítani, melynek eredménye az úgynevezett BIM modellben összpontosul (Building Information Modeling).
És ha itt be is fejeződne a projekt, már az óriási előnyt jelentene, ugyanis a legtöbb esetben azt tapasztaljuk, hogy a felmért ingatlanállomány akár 10-20%-kal is nagyobb, mint ahogy a korábbi céges nyilvántartásokban (vagy a tulajdonosok fejében) szerepel. Mi lehet ennek az oka? Általában az átalakítások, és azok rögzítésének hiánya áll a háttérben. Az épületekben felújítások, bővítések, átalakítások történnek – ami több évtized alatt jócskán át tudja írni a számokat.
A 10-20% pedig egyes cégméret esetén akár több ezer négyzetmétert is jelent – gyakorlatilag talált pénz, ha abban gondolkodunk, hogy ennyivel nagyobb a cégvagyon, vagy hogy mennyi mindenre lehet hasznosítani ekkora területet.
A felmérés során minden építészeti és épületgépészeti adottságra is fény derül – beleértve akár egy veszélyes objektumot, amely vészhelyzet esetén átírja a menekülési útvonalat.
Minden tervezhetővé válik
A platform bevezetését követően a feladatok egy helyre összpontosulnak, és ezekhez minden olyan részleg hozzáfér, akinek bármilyen dolga van vele, vagy hasznos számára a nyomonkövetés. Így például a takarítások szervezése, az előre meghatározott gyakoriságú műszaki ellenőrzések, hiba esetén karbantartási munkálatok tervezése, az ehhez kapcsolódó eszközök, anyagok megrendelése mind a platformon keresztül történik. A különböző tevékenységek egymáshoz képest is tervezhetők, nem áll fenn a veszélye annak sem, hogy interferencia alakuljon ki.
A tervezhetőség a pénzügyekben is megmutatkozik: a kiadások előre látszanak, a menedzsment pedig pontos képet kap arról, hogy melyik ingatlantulajdon mekkora költséggel jár x idő távlatában, de látszik az is, hogy a tervezett költségek hogyan, hányszor, miért módosulnak.
Pénz, idő, energia – és annak töredéke
Mivel a rendszer valóban beépül a mindennapi használatba, a kezdeti befektetés megtérülése nem csak borítékolható, hanem rövid távon megtörténik – a szoftver pedig ezt követően minden egyes nap pénzt spórol a szervezetnek.
Részben azzal, hogy leegyszerűsíti a kommunikációt (minden egy helyen, a szoftverben, mindenki számára elérhető), részben pedig azzal, hogy megszűnnek a felesleges körök, a felesleges eszközök, vagy épp fény derül a rosszul kihasznált / kihasználatlan ingatlanokra.
A menedzsment és tulajdonosi kör számára ezek az információk kritikus fontossággal bírnak, és fontos szerepet töltenek be a vagyongazdálkodási tervek, döntések előkészítésében.
Jövőbiztos megoldás
Talán nem mondunk újat azzal, hogy a jövő digitális – így a digitális megoldások nem csak megalapozzák a jövőbeni fejlődést, hanem döntő szerepe is lehet annak, ki mikor vált rá.
A rendszer alapját biztosító BIM struktúra bevett iparági megoldás, amelyet egyre szélesebb körben alkalmaznak. Jövőbiztossá válik a platform abból a szempontból is, hogy a céges átrendeződések és a fluktuáció sem okoznak gondot – a nyilvántartott feladatok átszervezhetők, illetve személyre szabhatók a változások tükrében.
Megmutatjuk a vagyongazdálkodás új verzióját
Ha már idáig eljutott a cikk olvasásában, valószínűleg felmerült Önben a kérdés, hogy megérné-e egy ilyen megoldás a cége számára – és egyáltalán mekkora cég esetén alkalmazható?
Tapasztalataink szerint már néhány ezer négyzetmétertől jelentős előnyöket nyújt a platform, de a tevékenység jellegétől függően gyakorlatilag bármekkora szervezetnek előnyös, amelyik szeretné napi költségeit csökkenteni. A pár száz négyzetméteres irodától a sok tízezer négyzetméterrel rendelkező nagyvállalatokig tökéletesen skálázható és személyre szabható a rendszer.
Egy ingyenes konzultáció keretében szívesen segítünk áttekinteni, hogy az Ön szervezetében hogyan tudna működni egy ilyen platform. Kérje ingyenes konzultációnkat →
