Lehet bármilyen felhasználóbarát egy szoftver, és rendelkezhet bármilyen gyönyörű felülettel – a nap végén mégis csak az érdekli a vezetőt, hogy mennyi időt, energiát és pénzt sikerült megtakarítani vele, és a rendszer használata mennyire könnyítette meg a napi cégműködést.
Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogy egy FM tevékenységet támogató platform hogyan járulhat hozzá a költségcsökkentéshez és a megalapozottabb döntéshozatalhoz – a KKV szektortól egészen a multicégekig. Nézzük, hogy segíthet a facility management szoftver mindezekben.
Az FM szoftverekről dióhéjban
Ahogy azt már korábbi cikkünkben is megvizsgáltuk, az FM tevékenységet támogató szoftver nyilvántartásra és folyamattámogatásra is alkalmas: igény szerint kiterjedhet az épületinformációs adatokra, karbantartásra, takarításra, eszközmenedzsmentre, raktárkezelésre, leltári adatokra, bérleti és jogi információkra, személyi nyilvántartásra – így egy szervezetben több részleg is támaszkodhat a platform által nyújtott digitális információkra.
Legfőbb előnye, hogy az adatok kezelése egy rendszerben történik, így minden átláthatóvá válik, nagymértékben leegyszerűsödik a napi munkaszervezés és a jövőbeni tervezés is, legyen szó karbantartásokról, átalakításokról, beszerzésekről, stb. Nézzük meg részleteiben is, hogy miről van szó!
Már a 0. lépés is profitot termel
Mielőtt a platform konkrét költségcsökkentő hatásait vizsgálnánk, érdemes elidőzni a 0. lépésnél, ami az ingatlanfelmérést jelenti. Egy FM támogató platform bevezetését ugyanis – aktuális megvalósulási terv hiányában – ezzel a lépéssel érdemes indítani.
Ennek eredményeként elkészül egy 3D-ben bejárható virtuális épületmodell (úgynevezett BIM modell), tele értékes információkkal az építészeti és épületgépészeti adatoktól, a méreteken át a legutolsó átalakítás során keletkezett változásokig – amelyek legtöbbször jelentősen eltérnek a korábbról elérhető tervek műszaki adataitól.
És hogy miért termel profitot ez a lépés? A digitalizáció jól ismert előnyei mellett azért, mert az esetek nagy részében akár 10-20%-kal nagyobb ingatlanállományra is fény derül, mint amiről a vállalat tud (“tud” alatt részben a felmérés előtt nyilvántartott, a gazdálkodás számára elérhető adatokat, részben a tulajdonosi kör fejében lévő nagyságrendet értjük). Ez a terület pedig gyakorlatilag talált pénz: növeli a cégvagyont, hitelképesebbé teszi a szervezetet, a terület felhasználható, kiadható, és így tovább. Ez bármikor jelentős (a 2022-es ingatlanárakat figyelembe véve pedig egészen kivételes) értéket képvisel.
Közvetett módon is segíti a szervezetet, ha tisztán lát ingatlanjaival kapcsolatban. A létesítmények használatának rövidebb-hosszabb távú tervezése alapul szolgál a gazdálkodási stratégia alakításában: ha tudjuk mink van, hatékonyabban tervezhető a tőkefelszabadítás, láthatjuk, hogy mit értékesíthetünk kis beavatkozással, melyek a stratégiailag fontos ingatlanjaink, melyek azok, amelyek pl. jogi megkötöttségek miatt nem értékesíthetők, de bérbeadhatók. Így nyújt támogatást a bevezetés előtti felmérés és a felmért adatok központi nyilvántartása egy szervezet létesítménygazdálkodási stratégiájának megalkotásában, vagy a stratégia szerinti működésben.
Költségcsökkentés: egyszerű a képlet
Valószínűleg nem mondunk nagy újdonságot azzal, hogy a kevesebb ráfordított idő = kevesebb költség, illetve a kevesebb frusztráció = hatékonyabb munkavégzés. A FM tevékenységet támogató platformunk értékajánlata épp ilyen egyszerű: egyszerűbb és hatékonyabb munkavégzést nyújt, és költséghatékonyabbá teszi a cég működését. Adataival okosabb döntéshozást tesz lehetővé – de nézzük meg, hogy az egyszerű képlet mögött mi is rejlik pontosan.
Munkaszervezés egyszerűsítése
Egy digitális FM támogató rendszer egyik legfőbb előnye a hatékony munkaszervezés. A takarítási, a karbantartási és a műszaki ellenőrzési munkálatok helyhez rendelhetők, egymással összeegyeztethetők (elkerülve az esetleges interferenciákat) – továbbá a munkákhoz fűződő kommunikáció nagymértékben leegyszerűsödik, mivel a közös pont és a szervezés alapja mindig is az FM rendszer lesz.
Azonnali információk
Jelentős idő spórolható meg azzal, hogy a rendszer megszünteti az információk párhuzamos nyilvántartásokban való kutatását. A keresés problémáját tovább bonyolítja az is, hogy sokszor azt sem lehet tudni, hol kellene utánanézni egy adott dolognak. Például egy telephely vizes blokkjával kapcsolatban – az épület alaprajzán esetleg? Vagy a kivitelező cég dokumentumai között, amely az építésben közreműködött? Vagy várjunk csak, hiszen azóta már felújítás is történt azon a telephelyen – vajon a kérdéses rész is érintve volt? Talán X tudna benne segíteni, de ő már több, mint fél éve nincs a cégnél. Hívjuk vissza? Egyik projektünkben például csak egy nyugdíjas kolléga tudta, hogy hol mennek a vezetékek.
A gondolatmenet hosszasan folytatható, de nem kínzunk tovább senkit, hiszen az efféle sötétben tapogatózás érzését mindannyian átéltük már céges keretek között is. Az pedig már végképp nem szükséges illusztrálnunk, hogyha maga az információ felkutatása ilyen nehézkes, az általuk meghozott döntések sebessége és minősége is kérdőjeles.
A jó hír az, hogy a pontos információkhoz való gyors hozzáférés egy FM rendszer esetén mindössze néhány kattintásból áll csupán.
Költséghatékonyabb eszközmenedzsment
A költségcsökkentés az eszközmenedzsmentben is megjelenik – nyomonkövethetővé válik, hogy például egy nagy értékű eszköz (kazán, klímaberendezés, stb.) hányszor hibásodott már meg, mekkora költség volt a javítása, hány éves, érdemes-e tovább karbantartani, vagy újra cserélni. Fontos kiemelni, hogy az eszközök energetikai adatai szintén nyilvántarthatók, a fogyasztási trendek nyomon követhetők, és ezen adatok alapján működésük is optimalizálható.
A fogyóeszközök nyilvántartása is egyszerűsödik, hiszen pl. a takarítási, és a karbantartási tevékenységek során használt eszközök helyhez rendelhetők, készletük alakulása könnyen ellenőrizhető és előretervezhető.
Költséghelyek és kimutatások
A digitális platform egyúttal átlátható felületet is biztosít a tulajdonviszonyok leképezésére, bérbeadás / bérbevétel támogatására, költséghely nyilvántartásra, költséghelyek területfoglalásának kimutatására, vetítési alapokra, illetve kontrolling adatok szolgáltatására. Ha ezekkel kapcsolatban információra van szükség, vagy egy kimutatás kellene, szintén számíthatunk az FM rendszerre.
Mikor érdemes elkezdeni?
A platform flexibilis, és folyamatosan paraméterezhető, bővíthető. Így, ha még a teljes szervezet nem is áll készen arra, hogy megkezdje a használatát, “kicsiben” is elkezdhető. És hogy mikor érdemes elkezdeni? A válasz az, hogy sosincs elég korán.
Természetesen, minden vállalat saját döntése, hogy mikor és milyen módon szeretne költségeket csökkenteni. Ha úgy érzi, hogy épp itt lenne az ideje, egyeztessen velünk ingyenes konzultációnk keretében.
