A digitalizált létesítménygazdálkodást támogató (Computer Aided Facility Management) platformok bevezetése pontos tervezést és alapos előkészületeket igényel. Amennyiben viszont ezek sikeresen megelőzik a bevezetést, a rendszer használata gördülékeny lesz, és az áttérést egyszerű, akadálymentes folyamatként élhetjük meg, amely a teljes szervezet érdekeit szolgálja. Ebben a cikkben megnézzük, hogy mi szükséges egy CAFM rendszer bevezetéséhez, és hogyan végzi ezt a New Version csapata projektjei során.
Hello, digitális létesítménygazdálkodás!
Adott tehát egy rendszer, amely beépül a cég működésébe – egyes részlegek számára napi szinten, míg másoknak időszakosan biztosít értékes információkat és kimutatásokat. A bevezetés három fő szakaszra bontható, ám egy bekezdés erejéig érdemes szót ejteni a nulladik lépésről is: azaz arról, hogy pontosan miért is van szükség egy ilyen rendszerre.
A projektjeink általában a problémák felvázolásával kezdődnek: a konzultációk során megismerjük ügyfeleink folyamatait, fényt derítünk azokra a céges szűk keresztmetszetekre, amelyek napi szinten frusztrációt, plusz munkát, illetve többletkiadást eredményeznek a megbízóink számára (bővebben erről itt olvashat). A nulladik lépés tehát az, hogy tájékoztatjuk ügyfeleinket, hogyan oldja meg az informatikai támogatás a megismert problémákat, és a cégspecifikus adatok alapján kidolgozzuk előzetes ajánlatunkat. Az ajánlat elfogadásától a tényleges rendszer bevezetéséig alapos előkészítő munka történik, amelynek főbb lépéseit az alábbiakban mutatjuk be.
1. lépés: adatgyűjtés (épületfelmérés, BIM modell)
Mivel a platform a meglévő ingatlanállományra építkezik, első körben ezen ingatlanok adatainak digitalizálása szükséges: amennyiben nem áll rendelkezésre friss rajzi állomány, az épületek felmérése a valós helyszínen szakembereink által történik.
A felmérés eredménye a BIM (Building Information Modeling) modellekben összpontosul, és az így keletkezett grafikus állomány lesz a szoftver egyik fő adatforrása. A BIM modell egy épületinformációs állomány, amely a méretektől kezdve az épületgépészeti adatokon át elengedhetetlen információkat tartalmaz, amelyek a szoftver tényleges használata közben lesznek a felhasználók segítségére a napi munkafolyamatokban.
A BIM modell egyébként nem csak a rendszer bevezetéséhez lesz segítségünkre – az épületek teljes életútja alatt fontos szolgálatot tesz: a felújítások tervezésétől az ingatlanok fejlesztésén át, a napi szintű épületüzemeltetésig.
2. lépés: a meglévő folyamatok elemzése
Mivel mindegyik cég egyedi, saját működéssel és saját folyamatokkal, egy létesítménygazdálkodást támogató szoftver esetében elképzelhetetlen, hogy “polcról levehető” késztermék értékesítés történjen. A rendszer alapja, architektúrája természetesen változatlan, de minden bevezetett rendszer más és más: a megrendelő igényeire készül, a vállalat folyamataihoz alkalmazkodik, és specifikus követelményeket elégít ki.
A második lépésben tehát megvizsgáljuk az összes részleg workflow-ját, amelyik a vagyongazdálkodásban bármilyen módon érintett lehet, egyeztetünk az aktuális nehézségekről, a fejlesztendő és a szabályozandó részletekről. A felmérés eredményeként egy részletes folyamattérkép áll elő, amin világosan megmutatkoznak a hatékonyságot rontó elemek. A szoftver beállítása ezek fényében történik úgy, hogy a feltárt nehézségek mind kiküszöbölhetők legyenek a szoftver használatával.
Ebben a fázisban azt is megvizsgáljuk, hogy milyen meglévő rendszerekhez kell illeszkednie a létesítménygazdálkodási platformnak (CRM, készletnyilvántartó rendszerek, stb.), vagy milyen rendszerek helyébe kerül, modernizálva a működést. Áttanulmányozzuk, hogy kik lesznek a platform felhasználói, és milyen meglévő folyamatok alakulnak majd át a rendszer bevezetésével. Láthatóvá válik az is, mennyi idő lesz szükséges a teljes bevezetési folyamatra.
3. lépés: a CAFM rendszer bevezetése
Ez az a szakasz, amikor már valóban a szoftverrel foglalkozunk. Ekkor történik a folyamatterv alapján a platform felparaméterezése, majd a korábban elkészített BIM állományok beszinkronizálása a megrendelő igényei szerint.
A rendszer beállítása során testreszabott, webes felületet alakítunk ki, amely bárhonnan elérhető, akár különböző megjelenítések szerint is – hiszen más információkra lesz szüksége a karbantartásokat szervező személynek, mint a pénzügyi részlegnek. Személyre szabott dashboardok és egyedi felhasználói jogosultságok biztosítják, hogy minden felhasználó a számára legmegfelelőbb támogatást kapja.
A harmadik lépés elengedhetetlen – és az egyik legfőbb – része az oktatás. Ekkor oktatjuk a szoftver leendő felhasználóit a szoftver tulajdonságaira és a használatára. Ez azért is fontos, mert teret kapnak a leendő felhasználók kérdései és ötletei, amelyek nem csak számunkra hasznos visszajelzések, hanem a megértést és a platform hosszútávú használhatóságát is megalapozzák.
Nem pusztán hatékonyság: élmény
Ezt mondják ügyfeleink, akikkel hasonló projekteket végigvittünk. A komplexitás miatt csakis kéz a kézben, szoros kooperációban történhet a megvalósítás, és ahogy haladunk előre, minden fél egyre komfortosabban érzi magát. Általában úgy jeleznek vissza elégedett partnereink, hogy igazi élmény volt a platform bevezetése, és annak közös megtervezése, mi pedig minden munkafolyamatban arra törekszünk, hogy a megbízóink igényeit szolgáljuk.
A New Version-nél úgy gondoljuk, hogy egy professzionális szolgáltatás legfőbb összetartó ereje az emberi oldal – a hatékony kommunikáció és egymás megértése.
Ha még nem ismerjük egymást
Ha Önnel még nem találkoztunk, reméljük, hogy ez hamarosan megváltozhat: egyeztessünk ingyenes konzultációnk keretében, hogy megismerhessük cégének működését, és beszélhessünk a fejlesztendő területekről.
Ha bizonytalan benne, hogy az Ön cégének is segítene-e egy digitalizált létesítménygazdálkodási platform bevezetése, erre választ talál korábbi cikkünkben: Milyen cégek profitálhatnak a digitalizált ingatlannyilvántartásból?
