A Pandémia időszaka rávilágított arra, hogy egy mai irodaépület karbantartásának gördülékeny menedzsmentjét érdemes digitálisan, távolról is hozzáférhetően szervezni. Ilyen szintű szervezettség nélkül könnyen káoszközeli állapotok alakulhatnak ki: ma már szinte alapelvárás, hogy a feladatok szervezése flottul, és digitálisan történjen. Ebben a cikkben megvizsgáljuk, pontosan hogyan is történik ez manapság.
Szemléltetésképp: mennyire bonyolult?
Gondoljunk bele: bármilyen épületről is van szó, ahhoz, hogy értékét, minőségét és használhatóságát szinten tartsuk rendszeres felülvizsgálat és karbantartás szükséges, legyen szó a fűtési rendszerről, klímáról, elektromos hálózatról, liftekről, és egyéb berendezésekről. A karbantartás tervezhető részében folyamatosan visszatérő feladatok váltják egymást az év különböző időszakaiban – azonban a helyzet nem annyira egyszerű, hogy csak előre kijelöljük a dátumokat. Problémát jelenthet például:
Az időzítés
Egyes feladatok csak bizonyos időben végezhetők. Például nem elfogadható, hogy elzárják a vizet munkaidőben, vagy hogy téli szezonban álljon le a fűtés. Ugyanígy a klímarendszer tisztítása se a nyár közepén történjen, amikor épp a legnagyobb szükség lenne rá. Ezen kívül az épületet használók mindennapjaival szervesen össze kell hangolni egy-egy ilyen feladat tervezését, hogy a munkák idején épp ne szervezzenek megbeszélést, céges rendezvényt, stb.
Az “ütközések”
A zökkenőmentes karbantartás érdekében biztosítani kell a “terepet”, tehát el kell kerülni a keresztbeszervezés problémáját, magyarán ugyanabban az időben ne folytassanak párhuzamos munkákat: pl. takarítást, vagy rágcsálóírtást az adott területen.
A volumen
A fentiek tovább bonyolódnak a kezelendő terület méretének növekedésével. Lehet, hogy csak egy pár szintes irodaépületről van szó, de elképzelhető, hogy a vállalatnak több megyében, több városban elszórt irodaépületeinek és telephelyeinek folyamatos karbantartása szükséges – a volumen növekedésével tehát elég hamar átláthatatlanná tud válni a helyzet.
Ezeken kívül számolnunk kell olyan eseti jellegű, váratlan problémákkal is, amelyek elkerülhetetlenek – és mivel megakaszthatják a hétköznapi működést, gyakran fennakadást okoznak az épület használóinak napi tevékenységükben.
Ember tervez… Murphy közbeszól
A karbantartási feladatok másik nagy csoportját képezik a havária jellegű meghibásodások, amelyek szinte bármelyik pillanatban jelentkezhetnek, és amiket vagy azonnal, vagy a hiba jellegétől függően a lehető legrövidebb időn belül orvosolni kell. Apróbb bosszúságoktól, mint hogy kiég egy lámpa, kilazul egy konnektor, cipekedés közben megsérül a lépcső járólapja … a kritikusabb hibákig, mint a csőtörés, vagy a beázás, az elhárítást azonnal meg kell kezdeni, és ehhez a szakember gárdán túl információra is szükség van.
Karbantartás manapság: CMMS és FM szoftverek
A leírtak alapján egyértelmű, hogy egy korszerű szervező rendszer nélkül nehézkes, sok esetben lehetetlen a karbantartást magas színvonalon folytatni. Erre a feladatra ma már speciális célszoftverek léteznek, amelyek rengeteget tudnak segíteni idő és pénz megtakarításában, egyszerűbb kommunikációban és a hibák elkerülésében. Ilyen megoldások például:
- a CMMS (computerized maintenance management system) szoftverek: számítógépes karbantartás menedzsment (karbantartás-szervező célszoftver), illetve
- az FM támogató rendszerek: ingatlanüzemeltetési / vagyongazdálkodási platformokról van szó, az angol facility management kifejezésből (a hazai szakma is sok esetben csak az FM rövidítéssel hivatkozik rá). Cégünk épp ilyen támogató rendszerek tervezésével, bevezetésével és üzemeltetésével foglalkozik már több, mint két évtizede.
Ha a két szoftver viszonyát szeretnénk bemutatni, akkor a legegyszerűbben ez úgy képzelhető el, hogy a CMMS funkció részhalmaza a komplex FM támogató platformok tudásának, de önállóan is bevezethető szoftveres megoldásról van szó. (Bővebben a Facility Management platformokról ebben a cikkben olvashat).
Funkciók, melyeket minden irodaépület meghálál
Az alábbiakban összefoglaltuk, hogy az említett, modern irodaépületekben használt platformok hogyan reformálják meg a karbantartást:
Tervezhetőség
Mivel a teljes ingatlanállományt 3D-ben tartalmazza a szoftver, az épületek bejárhatók, és a BIM-alapú meta információknak köszönhetően bármilyen épületgépészeti adat egyszerűen előhívható. A karbantartás megtervezésekor szó szerint kirajzolódik előttünk a feladat.
Átláthatóság
Adott helyszínhez kötötten rögzíthetők párhuzamos feladatok, így jól szemléltethető, hogy milyen munkálatok várhatók, amelyek esetleg ütközésben lennének az adott karbantartási feladattal (pl. építészeti javítások).
Központosított információforrás
Minden érintett részleg hozzáféréssel rendelkezik és a platformon keresztül tájékoztatást kap az aktuális munkálatokról, feladatokról. Rengeteg idő és energia spórolható meg ezáltal, ahogy a kommunikáció leegyszerűsödik, hiszen az email, telefon, céges chat helyett minden kérdésre ott a válasz a rendszerben mindenki számára elérhető, kereshető módon.
A fenti általános előnyök mellett érdemes szót ejteni néhány konkrét funkcióról is – a teljesség igénye nélkül:
Tervezett karbantartás (CMMS)
Legyen szó az épület állagmegóvásáról, javításáról vagy takarításáról, a feladatok digitálisan szervezhetők, beleértve a törvényileg előírt karbantartási műveleteket is (mint pl. liftek karbantartása, felülvizsgálata). A karbantartási terv könnyen naprakészen tartható, a munka menete összevethető a már megvalósult időszakkal, illetve az SLA szintek beállítása egyből láthatóvá és elszámolhatóvá teszi a késedelmes vagy nem minőségi teljesítést.
Munkalapkezelés
Minden karbantartási munka visszakereshetővé és elszámolhatóvá válik, hála a szigorú, sorszámozott (digitális) munkalapoknak. Csoportosíthatók, statisztikára is alkalmasak, és kapcsolódási pontot biztosítanak a pénzügyi rendszerek felé, mivel a munkalapok költséghelystruktúra-, illetve személyi állományi adatokat is tartalmaznak. Ugyancsak hasznosak külső vállalkozók teljesítésének rendezése esetén.
Műszerfal
A karbantartási folyamatok napi szinten nyomkövethetők, ábrák és grafikonok teszik átláthatóbbá a szervezést, és segítenek a KPI mutatók ellenőrzésében. A műszerfalon a mérőórák állása és a közműszolgáltató számlák is helyet kapnak.
Ennél még jóval több funkciót is tartalmaz a szoftver, amely a modern irodaépületek igényeit szolgálja, mint pl.: raktárhelykezelés, meghibásodások kezelése, karbantartási standardok – ezen az oldalon olvashat rólunk bővebben.
Az Ön cégében hogyan szervezik a karbantartást? Ha szeretné hatékonyabbá tenni, foglaljon egy ingyenes konzultációt, hogy áttekinthessük a lehetőségeket.
