Létesítménygazdálkodás
digitális támogatása
Az excel-táblázatok kora lejárt
Teljeskörű tanácsadás a létesítménygazdálkodás digitalizációja érdekében. Váltson szoftverrel támogatott ingatlannyilvántartó platformunkra a hatékony és átlátható létesítménygazdálkodásért
A facility management terület digitális támogatása számos előnnyel járhat, de ennek előfeltétele az alapos előkészítés. A terület folyamatainak feltárása és rendezése bár átléphető, de nem érdemes ettől eltekinteni. Rendezett folyamatokat érdemes digitalizálni!
A piaci igényeknek megfelelően komplex tanácsadást kínálunk. Ennek szellemében alakítottuk ki azt a szolgáltatásportfoliót, ami megalapozza egy rendszer hosszútávú, támogató alkalmazását.
Szolgáltatásaink
I. Facility management folyamatok elemzése
Mindennek alapja az ügyfél egyedi folyamatainak megértése. A számos műszaki adathoz és feladathoz kapcsolódó folyamatok igénylik a speciális tanácsadói megközelítést. FM tanácsadóként számos iparági problémával találkoztunk, amelyeknek megoldásában mindig kulcsszerep jutott a nehézségek mögött húzódó folyamatok értelmezésének. Azt valljuk, hogy a jó tanácsadó akkor tudja más iparági jó gyakorlatokkal segíteni ügyfelét, ha átlátja annak egyedi folyamatait, megismeri napi gondjait, megérti, hogy mi az ügyfél célja és mi az a probléma, aminek megoldásában a rendszernek segítséget kell nyújtania.
Kollégáink - igény szerinti mélységben - feltárják a gazdálkodó szervezet ingatlanvagyon kezelésben érintett részlegeinek workflow-ját. A működés áttekintése jó lehetőség a kevéssé hatékony irányok racionalizálására, a feltárt folyamattérkép segítségével könnyen kimutathatók az átgondolásra érdemes folyamatok, esetleges veszteségpontok, így optimalizálhatók – az esetek nagy részében egyszerűsíthetők - a terület folyamatai.
II. Szakági felmérések
A hatékony támogatáshoz szükséges a friss, valós műszaki adat! Eddigi tapasztalataink alapján elmondhatjuk, hogy az ingatlanokról fellelhető adatok hiányosak, a rajzok elavultak, a területi adatok átlagosan 20% eltéréssel szerepelnek a nyilvántartásban. A fluktuáció következtében előálló, „fejben tárolt” adatvesztés ellen a szervezetek védtelenek, a decentralizált adatnyilvántartásnak köszönhetően nehéz megalapozott szervezeti döntéseket hozni. A felmérés célja, hogy a rendelkezésre álló Excel és egyéb állományok helyett a létesítmények naprakész építészeti, gépészeti, tűzvédelmi és elektromos információi alapozzák meg a támogatást.
Az építészeti és egyéb szakági felmérések eredményeként készül el egy-egy ingatlan 3D épületmodellje a benne található eszközökkel, ill. a 2D rajzok. BIM alapú digitalizálás esetén ezek az állományok alkotják egy CAFM rendszer grafikus alapadatait. A bekerülő adatok frissen tartása a rendszer napi használatával biztosítható. Az elkészült állományok alkalmasak az ingatlannal kapcsolatos pályázatok, fejlesztési szándékok megalapozására, naturális adattal szolgálnak bármilyen kapcsolódó terület számára.
III. Rendszerbevezetés, ügyféltámogatás
A facility management támogató célszoftverek egyik fő funkciója az ingatlanok és eszközállományaik SQL adatbázis alapú - igény szerint akár helyiségspecifikus - központi nyilvántartása. A nyilvántartott törzsadatok alapján testreszabhatók és integrálhatók a folyamattámogató modulok.
A BIM alapú CAFM rendszerekben a létesítmények grafikus állományának szinkronizálásával válik lehetővé az ingatlanok valós idejű adatainak megjelenítése. Az adatokhoz való hozzáférés webes alkalmazási felületen keresztül különböző jogosultságok beállításával lehetséges. Együttműködésünk nem zárul le a rendszer bevezetése, oktatása után, a zavartalan napi használat legalább olyan fontos számunkra, mint maga a bevezetés. Ennek fontossága azért is hangsúlyos, mert a bevezetés, ill. a folyamatok racionalizálása általában szervezetfejlesztést von maga után, és a kezdeti igények mélyebb szintű, pontosabb specifikációja gyakran csak jóval a rendszer átadása után fogalmazódik meg az ügyfelekben. Munkáink során láttuk, hogy szervezettől függően egyedi a bevezetett rendszer evolúciós időszaka, és a tanácsadó feladata nem ér véget a bevezetéssel.
Így néz ki a rendszer- bevezetés 3 fő lépése
Személyre szabott rendszert kap, amelyet kifejezetten a vállalatára jellemző workflow és igények szerint paraméterezünk fel, a következő folyamat szerint:
Adatgyűjtés (épületfelmérés, BIM modell)
Felmérjük ingatlanállományát, és elkészítjük a szoftverhez szükséges BIM-modelleket. Ezeket használja a rendszer az épület tervrajzainak 3D megjelenítéséhez, és ezek alkalmazhatóak az épület teljes életútja alatt: a tervezéstől a kivitelezési szakaszon át az épületüzemeltetésig – folyamatosan aktualizálva.
Meglévő folyamatok elemzése
Átnézzük az összes vagyongazdálkodásban érintett részleg workflow-ját, és egyeztetünk az aktuális nehézségekről, fejlesztendő részletekről. A felmérés / konzultáció eredménye egy folyamattérkép, amin világosan megmutatkoznak a hatékonyságot rontó elemek. Ezek mind kiküszöbölhetők lesznek a szoftver használatával.
CAFM rendszer bevezetése
Betápláljuk a korábban elkészített 3D adatállományokat és paraméterezzük a rendszert. A virtuális tervezés, ütemezés és lekérdezés lehetősége megnyílik, ergonomikus webes felületen, amin különböző dashboardokat és jogosultságokat is kialakíthat.
Hogyan profitálhat a digitális létesítménygazdálkodásból?
Hogyan profitálhat a digitális létesítmény-gazdálkodásból?
Átláthatóság, kiszámíthatóság, olcsóbb működés és okos döntéshozatal – többek között ebben is segít a szoftver.
Teljes átláthatóság
Minden egy helyen, felhasználóbarát módon: az összes fontos információ Ön elé tárul, így aktuális képet kap a bérlőktől kezdve az épületgépészeti részletekig mindenről, amire csak kíváncsi.
Egyszerűbb erőforrás-menedzsment
Könnyebben tervezhetőek a karbantartási munkák, hiszen a rendszer látja, mikor, minek jön el az ideje, és az is nyomonkövethető, épp milyen tevékenységek zajlanak. Kollégáinak munkaszervezése sosem volt még ilyen egyszerű.
Megtérülő gazdálkodás
Teljes képet kap ingatlanvagyonáról, az épületek állapotáról, bevételi és költséghelyeiről, így nem csak okosabban tud tervezni, de jóval költséghatékonyabb működést érhet el – amit a teljes szervezet meghálál.
A rendszerünk alapja: hazai fejlesztésű CAFM megoldás
A CAFM a Computer Aided Facility Management rövidítése, magyarra digitális létesítménygazdálkodásként fordítható. A rendszer működésének két fő pillére:
A nyilvántartott ingatlanok ArchiCAD-ben létrehozott grafikus 2D, vagy 3D BIM (Building Information Modelling) állományai, valamint egy adatbáziskezelő által nyújtott, a grafikusból alfanumerikussá alakított szerkeszthető adathalmaz.
A két fő pillér adatainak szinkronban való frissítése biztosítja a naprakész adatok elérését: a rajzokban frissített szakági adatok naturália adatként elérhetővé válnak a gazdálkodás számára. E szoftver bevezetésével foglalkozunk megalakulásunk (2010) óta.
Okos funkciók a hatékony létesítménygazdálkodásért
Okos funkciók a hatékony létesítmény-gazdálkodásért
A szoftver számos különböző modullal és funkcióval egyszerre több vállalati terület átláthatóságához is hozzájárul.
I.
Funkciók a terület- és eszközmenedzsment támogatására
- Területgazdálkodás: A teljes ingatlanállomány és a kapcsolódó ingóságok adatkezelése akár országokat átívelően is működik helyiségek szerinti bontásban, beleértve az adott helyen lévő gépészeti, bútor- és tárgyi információkat, és további kapcsolódó adatokat, mint pl. kiadható területek, fogyasztási információk és munkaállomások száma.
- Bérlőkezelés, dokumentumkezelés: Az ingatlant / tárgyat bérlők kezelése elsődlegesen szerződéseik alapján történik: a teljes bérleti szerződésállomány felvihető a szoftverbe minden adatukkal, érvényességükkel, díjakkal és egyéb szerződéses feltételeikkel együtt. Ezenfelül műszaki, jogi dokumentációk és fényképek csatolása is lehetséges (pl. helyszínrajz, tulajdoni lap, műszaki leírás, digitális fotók stb.).
- Eszközkezelés, ingatlanportfólió-menedzsment: Ez a modul több telephellyel, ingatlannal rendelkező vállalatok, szervezetek ingatlan-portfóliójának közös adatbázison alapuló, egységes standardok szerinti nyilvántartását, megjelenítését, kezelését és lekérdezését teszi lehetővé.
- Ingatlanhasznosítás, költséghely-nyilvántartás: Átlátható felület a tulajdonviszonyok leképezésére, bérbeadás / bérbevétel támogatására, költséghely nyilvántartásra, költséghelyek területfoglalásának kimutatására, vetítési alapokra, illetve kontrolling adatok szolgáltatására.
II. Funkciók a napi szintű karbantartási feladatok menedzsmentjéhez
Tervezett karbantartás (CMMS)
Digitálisan menedzselheti az épület állagmegóvását és a takarítását szolgáló feladatokat, továbbá a törvényileg előírt karbantartási műveleteket (mint pl. liftek karbantartása és felülvizsgálata). Naprakész karbantartási terv alapján folyik a munka, és ez könnyen összevethető a már megvalósult időszakkal, illetve az SLA szintek beállítása egyből láthatóvá és elszámolhatóvá teszi a késedelmes vagy nem minőségi teljesítést.
Munkalapkezelés
A munkalapok egyrészről a szigorú, folyamatos sorszámozású rendben teszik visszakereshetővé és elszámolhatóvá a karbantartási munkákat, másrészről használhatók az összefüggő karbantartási munkák csoportosítására is. Az egyik legfontosabb kapcsolódási pontot biztosítják a pénzügyi rendszerek irányába – mivel a munkalapok költséghelystruktúra-, illetve személyi állományi adatokat is tartalmaznak.
Műszerfal
Napi használatú munkaeszköz a folyamatok követéséhez, a szolgáltatási szint méréséhez, vagy egyes KPI számok folyamatos eléréséhez. Segítségével könnyen leolvashatók a mérőórák és rögzíthetők a közműszolgáltató számlák, az aktuális állapotokat jól kivehető színek, valamint kisebb grafikonok mutatják, melyek folyamatosan frissülnek.
Raktárkezelés
Főként a karbantartástervezéshez szükséges raktárak és készletek kezelése történik itt, információt biztosítva arról, hogy egy eszköz vagy cserealkatrész rendelkezésre áll-e a kívánt módon, és ha igen, akkor melyik raktárban. Beállítható a fogyások követése, riasztás egy minimális szint elérése esetén, kivételezés vagy bevételezés.
Meghibásodás kezelése
A rendszer webes hibabejelentő felületet is biztosít, amelyen egy saját diszpécserközpont vagy karbantartásért felelős munkatárs hibát jelenthet be. Megfelelő jogosultsággal nemcsak a hiba bejelentése, hanem a hiba kijavításának tervezése, jóváhagyása és a munkalapkezelés is elvégezhető itt.
Karbantartási standardok
Az alkalmazott standardok (pl. VDMA, DIN) alapján történő egységes adatkezelés nagy előnye, hogy a szolgáltatók összevethetők ár és teljesítmény tekintetében, továbbá kiemelhetők olyan berendezések, karbantartási pontok, melyek költségesebben üzemelnek a többieknél – ezzel segítve a hatékony gazdálkodást.
Vevők/szállítók
Ez a funkció a cégek létesítménygazdálkodási szempontból lényeges adatait tartalmazza. Hozzárendelhetők bérleti szerződések, vagy karbantartási és hasonló szolgáltatási szerződések egységárakkal, műszaki tartalommal és egyéb normákkal.
III. Funkciók minden egyéb erőforrás-gazdálkodásban érintett részlegek támogatására
Pénzügy
A rendszer minden, a műszaki munkákhoz kapcsolódó lényeges pénzügyi adatot képes integráltan kezelni a pénzügyi szemléletű vállalatirányítási modulokkal, mindezt folyamatos adatkapcsolattal, vagy időszakos frissítésekkel. Így pl. elkészült munkák munkalapjainak fizethető státuszát is összeköti a vonatkozó költséghely büdzsével.
Emberi erőforrások
A tervezési és szervezési feladatokhoz a szoftver kezeli az emberi erőforrásokat, főbb tulajdonságaikat, pl. szakképzettségüket. Így könnyen tervezhető az irodák elrendezése, elemezhető az egy főre jutó négyzetméter, vagy pontosan kiválaszthatók azok a szakemberek, akik megfelelő képesítéssel rendelkeznek egy karbantartás elvégzéséhez.
Vezetői döntések
Mivel mérhető és kimutatható a szolgáltatások teljesítménye, a döntéshozatal támogatásához naprakész és pontos adatok állnak rendelkezésre. A trendkimutatások és a KPI mutatók a legfrissebb adatokból állnak össze, ezzel támogatva a magas színvonalú szolgáltatás nyújtására és a költségek alacsonyan tartására irányuló vezetői döntéseket.
Nézze meg a létesítménygazdálkodásról szóló konferenciavideót!
A Budapesti Kereskedelmi és Iparkamara szervezésében tartott konferencián Magyar Borbála, a New Version Kft. Facility Management üzletágvezetője adott elő. Mi az a létesítménygazdálkodás és hogyan kivitelezhető? Milyen kihívásokkal küzd az iparág? Milyen irányt vesz ez a következő években? A konferenciavideóban számos fontos kérdésre választ kaphat!
Ügyfeleink, akiknek az átlátható vagyongazdálkodás már alapvetés
Megbízóink mondták
Munkánk során az egyik legmegtisztelőbb érzés, amikor korábbi megrendelőink újabb projektjeikhez is minket választanak, mert kifogástalannak tartják az együttműködést.
Így használja rendszerünket a …
(esettanulmány bevezető szöveg) Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur.
Egyeztessünk létesítménygazdálkodási igényeiről
Ingyenes konzultációnk során megnézzük, hogyan tudna segíteni vállalatának az említett rendszer, milyen problémákat tudna így megoldani, és hogyan egyszerűsíthetné a mindennapi feladatokat. Várjuk megkeresését!
Teljeskörű ingatlanmenedzsment: generáltervezés, építés, beruházás és az üzemeltetés támogatása
Az innovatív, digitális megoldással támogatott napi üzemeltetés mellett generáltervezéssel, építéssel és beruházással is foglalkozunk.
Generáltervezés
Építészeti és belsőépítészeti tervezéssel segítjük azon ügyfeleinket, akik felújítás, vagy új létesítmény megépítése előtt állnak. Fókuszban a projekt, melynek beruházói képviseletét is átvállaljuk, ha erre lenne igény.
Építés és beruházás
Felkészült és megbízható partnerei leszünk kivitelezési projektjében is egyaránt, legyen szó bármilyen komplex folyamatról. Szolgáltatáspalettánkon megtalálható a bontás, vakolás, hideg/meleg burkolás, festés, villanyszerelés, gépészeti kivitelezés és az asztalos munkák is.