Nem kell sok ingatlantulajdon ahhoz, hogy napi szinten komoly fejfájást jelentsen az üzemeltetésük. A legtöbb cégnél – még akár nagyvállalatoknál is – nincs erre a célra bejáratott, támogató célrendszer, és napról napra értékes időt és pénzt veszít a vállalat, a létesítménygazdálkodás komplexitásából fakadó problémák miatt. Megnéztük, melyek ezek, és hogyan lehet rajtuk hatékonyan segíteni.
Szürke zónák, felméretlen területek
Mivel legtöbb projektünk építészeti, és szakági felméréssel kezdődik, a több, mint két évtizedes múltunk alatt szerzett tapasztalatokból azt látjuk, a szürke zóna/felméretlen terület problémája sokkal jellemzőbb, mint gondolnánk. Általánosságban elmondható, hogy egy pontos felmérést követően a korábban nyilvántartott (illetve tulajdonosi kör által feltételezett) ingatlanterületnél akár 10-20%-kal is több található a vállalat tulajdonában. A friss adatok ilyenkor átírják a szervezet négyzetméterre számított üzemeltetési költség adatait.
A területi eltérések mellett gyakori a kialakításból adódó különbség is – az ingatlanok márpedig nem szoktak csak úgy maguktól változni. Akkor mi lehet ennek az oka? A válasz főleg az évek során végrehajtott átalakításokban, felújításokban, bővítésekben keresendő. A beruházások kivitelezései gyakran eltérnek az előzetes tervektől, és ezeket az eltéréseket ritkán frissítik a rendelkezésre álló (sokszor nagyon elavult) rajzokban. Jellemző az is, hogy a munkákat elvégző szakemberek magukkal viszik ezeket az információkat, az üzemeltetés pedig ezekről nem, vagy csak részben értesül – azonban ezek az eltérések náluk jelennek meg problémaként.
A pontos felmérés tehát elengedhetetlen: ezt követően a vállalat naprakész információt kap ingatlantulajdona mennyiségéről, de annál jóval többről is: az ingatlanok építészeti és épületgépészeti adatairól, tűzvédelmi, vagy biztonsági berendezéseiről, amely a BIM modellekre épülő digitális vagyongazdálkodási platformunk egyik fő alapköve.
A “kockás füzet” esete
Meglepő, hogy még egész nagy cégeknél is sokszor átláthatatlan az adminisztráció. A korábban füzetekbe jegyzetelt ingatlanüzemeltetési információk ugyan ma már legtöbbször digitálisak, ám nem sokkal hatékonyabbak. Az átláthatatlan excel-táblák értelmezése ugyanis gyakran több időt vesz el, mint ami elfogadható lenne, és ha egy adott összefüggés vagy bonyolultabb adat kinyerésére van szükség, akkor könnyen megáll a tudomány. Különösen nagy kihívást jelent ez a feladat, ha az adatokkal dolgozók saját nyilvántartásukban eltérő elnevezéssel jegyzik ugyanazokat az információkat. Ma már erre speciális célszoftverek léteznek, amelyek nagyban megkönnyítik a mindennapos munkát (részletesen később).
Munkaszervezési problémák
Szintén testközelből tapasztalhattuk, hogy egy cégben különböző kommunikációs csatornákat használnak egymáshoz kapcsolódó munkák megszervezésére – mint például a takarítás és a karbantartás. Ha ezek időzítésére, rendszerére vagyunk kíváncsiak, akkor talán egy munkatárs fejében (vagy levelezésében) ott van az információ, de az általában nem elérhető, és főleg nem áttekinthető formában.
A transzparencia hiányára vezethető vissza az is, amikor “összeakad” két különböző tevékenység. Például két külön szervezeti egység is feladatot szervezett ugyanarra a helyszínre, ugyanarra az időre, és a nem megfelelő információáramlás következtében a klímaberendezés javítása nem végezhető el, az éppen folyamatban lévő padlószőnyeg takarítás miatt. Vagy falat szeretnének bontani, de a helyszínen derül csak ki, hogy van rajta egy radiátor, aminek áthelyezéséhez épp nem elérhető a megfelelő szakember – ilyenkor a kört újra kell futni és a munka csúszik (milliónyi hasonló eset említhető).
Nincs felelőse a létesítménygazdálkodásnak
Cégmérettől függően számtalan példával találkoztunk már. Van, ahol a tulajdonosi kör próbálja nyomonkövetni az ingatlannyilvántartást, máshol az irodamenedzser, miközben a teljes kép egy-egy részlete megtalálható a karbantartásnál, IT részlegnél, illetve a pénzügynél is: számos esetben úgy látjuk, hogy ezen feladatok intézésére nem neveznek ki külön felelőst.
Egy új pozícióról pedig tudjuk jól, hogy költséges, és bevezetése szervezeti átrendeződést is igényel. Szerencsére ma már egy szoftver is elláthatja e feladatkör azon részét, ahol a műszaki információkat és a kapcsolódó feladatokat egy közös platformon, átlátható módon lehet tárolni, tervezni – egy ilyen rendszerben pedig minden részleg ahhoz a funkcióhoz fér hozzá, ami a saját munkája szempontjából a legrelevánsabb.
Ha valami a megszokottól eltérve történik
Ügyfeleinktől gyakran halljuk azt is, hogy bár a dolgok úgy-ahogy rendben mennek napi szinten, mivel a feladatok nagy része ismétlődő – a gond akkor jelentkezik, amikor hirtelen egy nem várt helyzet merül fel. Például az egyik telephelyen nem működik a kazán, és digitális nyilvántartó rendszer híján azt sem tudni pontosan, hogy garanciális-e még az eszköz, ill. milyen épületgépészeti rendszerrel van kapcsolatban. Ugyancsak előfordulhatnak vészhelyzetek, amikor a digitálisan rendelkezésre álló, lényegi információk nélkül a károk elhárítása lassan és nehezen koordinálható – a kritikus helyzetekben viszont minden perc számít.
Nem kell mindörökké problémáknak maradniuk
Ha követi a tevékenységünket, már valószínűleg ismeri azt a digitalizált, BIM-modellen alapuló ingatlannyilvántartási és létesítménygazdálkodási platformunkat, amely a fenti problémák mindegyikére megoldást jelent. Hogy lehetséges ez?
Egy alapos műszaki épületfelméréssel kezdünk. Ennek során teljes ingatlanállományát (és opcionálisan eszközeit) digitálisan, 3D-s modellbe rögzített meta adatokkal látjuk el. Az így előállított BIM modellt és az adatbázisrendszert úgy paraméterezzük, hogy az adott céges működést szolgálja: ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy a szervezetre testre szabott modulokban (pl. takarítás, karbantartás, eszközmenedzsment) a feladatok közös felületen, különböző hozzáférésekkel és központosított kommunikációval könnyen menedzselhetővé válnak.
A létesítménygazdálkodási rendszer továbbá alkalmas a dokumentumkezelésre, bérlők menedzsmentjére és olyan létfontosságú statisztikák, riportok készítésére is, amelyek nagyban hozzájárulnak a vagyongazdálkodási döntések, tervek előkészítésében. Ilyen rendszert vezettünk be például az MVM Group-nál és az ERSTE Banknál, csak hogy említsünk párat legfőbb referenciáinkból. Emellett a KKV szektorban is bőven akadnak cégek, amelyeknek végleges megoldást jelentett a platform bevezetése az e cikkben részletezett problémákra. Ezeket esettanulmányban is tervezzük kifejteni a közeljövőben – kövessen minket Linkedin csatornánkon, és értesüljön elsőként legfrissebb tartalmainkról.
