Napjainkban a facility management szektor digitalizációja egyre inkább elterjedőben van, számos innovatív megoldás található a piacon a szakemberek munkájának támogatására. Az üzemeltetés és karbantartás feladatainak összetettsége, a műszaki adatok naprakészen tartása, valamint az erőforrások rendelkezésre állása mind fajsúlyos részét képezik a szervezeti ingatlanstratégia megvalósításának és a gazdálkodás eredményességének. A releváns adatok nyilvántartása, a kapcsolódó folyamatok koordinációja, a gazdálkodás adatokkal való támogatása mind olyan kihívások elé állítják a facility management szakembereket, melyeknek megoldásához szükség van a szoftveres támogatásra.
Igaz, hogy a különböző vagyongazdálkodási szoftverek funkciói eltérhetnek, azonban fő céljuk megegyezik: időt és pénzt takarítanak meg a létesítményüzemeltetés számára a szervezet által használt ingatlanok, eszközök hatékonyabb és optimálisabb működtetésével, a bérbeadott ingatlanok kezelésének támogatásával, és segítik a szakembereket az energiatudatos üzemeltetés szervezésében.
Alábbi cikkünkben a négy leggyakoribb létesítményüzemeltetési szoftvert és azok fő funkcióit mutatjuk be. Sőt! Azt is eláruljuk, hogy melyiket érdemes használnia.
Számítógéppel támogatott létesítménykezelés (CAFM)
A hagyományos papír és az Excel-táblázat alapú nyilvántartás és tervezés számtalan hibalehetőségnek ad teret, naprakészen tartásuk pedig szinte lehetetlen. A CAFM (Computer Aided Facility Management) szoftver, azaz a digitális létesítménygazdálkodás többek között erre nyújt innovatív alternatívát. Sokoldalú funkcióival teljes körű támogatást nyújt a modern létesítményüzemeltetés kihívásaira.
Facility managerek munka közben – létesítmény üzemeltetési szoftverrel
A CAFM rendszer átfogó megoldást ad a facility managerek számára munkájuk valamennyi területén. Lehetővé teszi a karbantartási és az egyéb munkálatok részletes tervezését és valós időben történő monitorozását, amelynek segítségével az erőforrás-menedzsment is hatékonyabbá tehető. A CAFM szoftver másik előnye a CAD-rajzok területkezeléssel és elrendezés-tervezéssel való integrálhatósága. Ezeknek köszönhetően a vagyongazdálkodási szakemberek és tulajdonosok az épületeik minden szegletéről teljes körű információt kaphatnak.
A szoftver felhasználóbarát, digitális felületen biztosít naprakész és pontos – és elsősorban műszaki – adatokat a teljes ingatlan- és eszközportfólióról, valamint a bérlők és bérlemények adatairól. A legmodernebb CAFM szoftverek funkciói más, a létesítményüzemeletetéshez kapcsolódó részlegek munkáját is támogatják. Ilyenek lehetnek például a gazdálkodás, a jog, vagy a HR, és emellett döntéstámogató adatokkal segítik a felső vezetést.
A CAFM rendszer tehát a fizikai épületek tulajdonságaira fókuszál, és minden olyan – elsősorban műszaki – adatra, ami azokban található. Legnagyobb előnye, hogy átfogó megoldást nyújt a létesítményüzemeltetés számára: teljes átláthatóságot biztosít, naprakészen tartja és leegyszerűsíti a nyilvántartást, optimalizálja az erőforrás-menedzsmentet és hozzájárul a jövedelmező gazdálkodáshoz.
Vállalati eszközkezelés (EAM)
Az EAM (Enterprise Asset Management), avagy vállalati eszközkezelő rendszer egy olyan létesítményüzemeltetési szoftver, amely átfogó képet ad a szakemberek számára a szervezet infrastruktúrájáról és fizikai eszközeiről, azok teljes életciklusa során. Emellett használható MRO anyagkezelésre, jelentések és elemzések készítésére, szolgáltatási szerződések és munakrendkezelésre, valamint pénzügyi nyilvántartások készítésére.
Az EAM rendszer használata számos előnnyel jár: segítségével központilag menedzselhető a fizikai eszközök és a berendezések teljes életciklusa, maximalizálható a hasznos élettartam, csökkenthetőek a költségek, javítható a minőség és növelhető a hatékonyság.
Számítógépes karbantartásmenedzsment rendszerek (CMMS)
A számítógépes karbantartás-irányítási rendszer vagy CMMS (Computerised Maintenance Management System), ahogyan a neve is mutatja, elsősorban a karbantartási munkálatokért felelős szakemberek és vezetők munkáját támogató szoftvermegoldás. Központosítja az adatokat, de a nyilvántartások kezelésén túl, folyamattámogató funkciókkal megkönnyíti a karbantartási műveletek bonyolítását, miközben segít optimalizálni a fizikai berendezések és eszközök kihasználtságát, valamint rendelkezésre állását. Nyilvántartja a hatósági előírások alapján kötelező, vagy az eszköz életciklusokból adódó, tervezett karbantartási ütemeket, de lényegi adatokat nyújt a havária jellegű meghibásodások elhárításakor is. Segítségével nyilvántarthatóak az eszközök teljesítményadatai, amelyek az épületek energiafelhasználásának számításánál lényeges tényezők lehetnek.
A CMMS létesítményüzemeltetési szoftver fő funkciói
- Eszközök és gépek karbantartásainak kezelése
- Munkaidő- és szabadság nyilvántartása
- Meghibásodási bejelentések fogadása és kezelése – helpdesk és diszpécser felületek
- Munkalap és elszámolás nyilvántartása
- SLA adatok nyilvántartása
- Monitoring és jelentéskészítés
- Döntéselőkészítés, döntéstámogatás
Mi a különbség az EAM és a CMMS létesítményüzemeltetési szoftver között?
A fentiekből jól látható, hogy mindkét rendszer segíti a létesítményeket a reaktív stratégiáról, a gazdaságosabb megelőző stratégiára való átállásban. Automatizálja és optimalizálja a karbantartási tevékenységeket, a készletkezelést, valamint az erőforrás-menedzsment egy részét. A különbség, hogy míg a CMMS a karbantartás irányítására fókuszál az eszköz élettartamának működési szakaszában, addig az EAM létesítményüzemeltetési szoftver a berendezések és eszközök teljes életciklusát kezeli.
Integrált munkahelymenedzsment-rendszerek (IWMS)
Az integrált munkahelyi menedzsment rendszer a legátfogóbb megoldás a facility managerek számára, mely egyetlen, közös platformon biztosít digitális támogató eszközöket az üzleti folyamatok, az ingatlankezelés, az eszköz- és karbantartás tervezés és ellenőrzés, a terület- és munkahely menedzsment, a szolgáltatásmenedzsment, a projektmenedzsment és a fenntarthatósági menedzsment területeire. Az említett részterületek szoftveres támogatására fejlesztett célszoftvereket integráltan, egy rendszerben teszi elérhetővé ez az “all-in-one” megoldás.
Komplex létesítményüzemeltetés a New Version szoftvermegoldásával
Tanácsadóink segítségével beazonosíthatja az Ön számára legmegfelelőbb rendszert, amely innovatív és átfogó megoldást nyújt a felmerülő igényekre a létesítményüzemeltetés területén. A kiválasztott megoldást ügyfeleink egyedi igényeire szabjuk, melynek bevezetése az alábbiak szerint zajlik:
-
- Igény esetén részletesen felmérjük az ingatlanállományát: BIM modelleket készítünk, amelyeket a rendszer az épület 3D-s tervrajzainak megjelenítéséhez használ. Ezek később az épület teljes életútja alatt használhatóak és aktualizálhatóak. Az így elkészített grafikus modellek helyiségpecsét-adatai kerülnek az adatbázisba, lényegi naturália adatokat szolgáltatnak a gazdálkodási és jogi feladatok szervezéséhez.
- Elemezzük létesítménymenedzsmentjének jelenlegi folyamatait: felmérjük szervezete valamennyi létesítményüzemeltetéshez kapcsolódó részlegének munkafolyamatait, egyeztetjük a kihívásokat, nehézségeket és célokat. A felmérés adatai alapján folyamattérképet készítünk, amelyből egyértelműek lesznek a hatékony működést korlátozó elemek. Ezek a szoftver bevezetésével kiküszöbölhetővé válnak.
- A fenti adatokat használva paraméterezzük és bevezetjük a CAFM rendszert: egyeztetett folyamatok alapján elkészül a rendszerterv az elvárt funkciókkal. Fejlesztés, tesztelés és telepítés után elérhetővé válik a digitális létesítménygazdálkodási rendszer, amely egy felhasználóbarát központi kezelőfelületről irányítható.
Ha egyedi igényekre szabott, átfogó létesítményüzemeltetési rendszert keres, kérje ingyenes konzultációnkat, amely során kollégáink segítenek megtalálni az Ön számára legoptimálisabb megoldást.
